Les fonctions des comités sont définies dans la législation en matière de santé et sécurité au travail. Les fonctions spécifiques peuvent varier selon le type et la taille de l'organisation, de l'industrie, du nombre de spécialistes en sécurité dans l'organisation, des antécédents de l'entreprise en matière d'accidents et du nombre de comités. Les fonctions communes à tous les comités sont les suivantes :

• assister à toutes les réunions du comité;
• promouvoir le programme et la politique de santé et de sécurité;
• assiter l'employeur à régler les plaintes des travailleurs concernant la santé et la sécurité;
• réagir aux suggestions des travailleurs;
• promouvoir et surveiller la conformité aux règlements concernant la santé et la sécurité;
• essayer de relever les normes de santé et de sécurité au-dessus des exigences légales;
• participer à résoudre les cas de refus de travail dangereux;
• aider à la formation des nouveaux travailleurs;
• participer à l'identification et au contrôle des dangers en milieu de travail;
• participer aux évaluations et à l'élaboration de programmes de contrôle des substances dangereuses;
• participer aux enquêtes sur les accidents;
• étudier les programmes de sécurité d'autres entreprises afin d'améliorer son propre programme;
• administrer des programmes d'éducation à la santé et à la sécurité;
• faire des recommandations en matière de santé et de sécurité;
• effectuer des inspections des lieux de travail;
• donner des avis sur l'équipement de protection individuelle;
• tenir des dossiers sur les accidents et les blessures;
• surveiller l'efficacité du programme de santé et de sécurité;
• aider à l'élaboration de règles concernant la santé et la sécurité de l'organisme;
• aider à l'élaboration de pratiques de travail sécuritaires;
• entreprendre d'autres activités en fonction de l'expérience acquise par les accidents.

Quand les fonctions ou tâches des membres du comité de santé et de sécurité au travail ont été précisées, elles doivent être rédigées par écrit, affichées dans le lieu de travail, et un exemplaire doit être remis à chaque membre. Les membres peuvent ainsi revoir régulièrement leurs fonctions. Ce document peut servir de guide de formation ou de breffage à l'intention des nouveaux membres et comme source d'information pour tous les travailleurs.

Une liste de fonctions n'est pas suffisante en soi pour être sûr que chaque membre comprenne ce qu'on attend de lui. La liste des fonctions doit être discutée soit individuellement, soit en comité, et on doit s'assurer que chaque membre comprend bien les attentes.

Un comité de santé et de sécurité bien organisé avec un objectif bien défini et composé de membres compétents, qui sont tout à fait au courant de leurs responsabilités, sera quand même inefficace s'il ne s'acquitte pas de ses fonctions. D'autres raisons peuvent expliquer l'inefficacité du comité mais, si le problème est un problème interne, le comité devrait être en mesure de corriger la situation. La plupart des gens sont généralement préoccupés par la sécurité, mais les conflits d'intérêts ou de personnalités ou la pression exercée par des priorités externes peuvent imposer des contraintes. Ces situations devraient être réglées aussitôt qu'elles se manifestent afin que le comité puisse se consacrer à son objectif premier - l'hygiène et la sécurité.

La structure et les fonctions du comité devraient être examinées périodiquement pour voir si le comité est organisé de manière à bien remplir son rôle. Un examen peut s'avérer nécessaire quand l'évolution de l'organisation ou des changements physiques importants sont survenus dans le milieu de travail. Étant donné que des changements mineurs peuvent se produire avec le temps, il serait probablement utile de revoir les fonctions ou responsabilités à intervalles fixes.

Les membres doivent connaître l'étendue de leurs pouvoirs lorsqu'ils s'occupent de questions de sécurité. On doit examiner l'énoncé écrit des pouvoirs avec chaque membre du comité et s'assurer qu'il le comprend. Après une révision des fonctions, il faut procéder à un examen des pouvoirs du comité d'hygiène et de sécurité au travail pour s'assurer que les deux restent harmonisés. Il convient d'en faire autant quand le comité est incapable de mener à bien une tâche parce qu'il manque de pouvoir ou quand les membres du comité sont perçus comme outrepassant régulièrement leurs pouvoirs.

Les membres du comité de santé et de sécurité peuvent outrepasser leurs pouvoirs dans l'exercice de leurs fonctions, principalement à cause des deux raisons suivantes :

1. Il y a une lacune au niveau de l'énoncé de leurs responsabilités ou de leurs niveau d'autorité; ou
2. Il leur manque un ensemble de directives claires à suivre.

Dans les deux cas, il importe de revoir les fonctions des membres. Si une personne outrepasse régulièrement son autorité, il faut revoir avec elle ses fonctions et surveiller par la suite son comportement. Le comité pourrait inscrire dans son mandat une procédure en vue de recommander le renvoi d'un membre.

Le président du comité (co-président) doivt assumer des responsabilités supplémentaires. Il faut décider si ces responsabilités sont partagées tout le temps ou exercées à tour de rôle (dans certaines régions administratives, la façon de présider les réunions est prévue par la loi).

Les fonctions du co-président peuvent englober :

• fixer le calendrier des réunions, en avertir les membres;
• dresser un ordre du jour;
• inviter au besoin des spécialistes ou des personnes-ressources;
• présider des réunions;
• diriger les réunions en fonction de l'ordre du jour;
• faire en sorte que tous les points discutés aboutissent à une décision positive;
• revoir et approuver les procès-verbaux;
• confier des projets aux membres;
• s'assurer que le comité remplit ses fonctions.

On doit mettre à la disposition de tous les membres une liste décrivant les pouvoirs et responsabilités du président.

Les responsabilités additionnelles du secrétaire peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs. Quand un seul président a été nommé, le secrétaire peut devoir assumer les fonctions de ce dernier lorsque celui-ci s'absente.

Les fonctions du secrétaire peuvent comprendre :

• tenir les dossiers nécessaires;
• faire rapport sur l'état des recommandations;
• préparer les procès-verbaux;
• diffuser les procès-verbaux quand ils ont été approuvés;
• diffuser aux membres de l'information sur la sécurité;
• aider au besoin le président.