• La raison d'être du comité est-elle clairement définie?
• L'autorité du comité est-elle clairement définie?
• Les activités du comité appuient-elles, sans la remplacer, la politique en matière de santé et de sécurité de l'entreprise?
• De qui relève le comité?
• Le comité se réunit-il régulièrement?
• Tous les membres sont-ils présents aux réunions?
• Les réunions sont-elles souvent reportées?
• À quel moment de la journée les réunions ont-elles lieu?
• Où les réunions ont-elles lieu?
• Les réunions commencent-elles et finissent-elles à l'heure?
• Les réunions sont-elles fréquemment interrompues?
• Un ordre du jour est-il préparé pour chaque réunion?
• Quelle est la procédure pour inclure de nouveaux points à l'ordre du jour?
• L'ordre du jour est-il distribué à tous les membres bien avant chaque réunion?
• Le temps de la réunion est-il utilisé de manière constructive?
• Comment les décisions sont-elles prises aux réunions?
• Tous les nouveaux points et points en suspens donnent-ils lieu à des recommandations concrètes?
• Les réunions font-elles l'objet de procès-verbaux complets?
• Les procès-verbaux sont-ils mis à la disposition de la gestion et des membres du comité ainsi qu'affichés immédiatement pour que tous les employés en prennent connaissance?
• Pendant combien de temps conserve-t-on les procès-verbaux?

La raison d'être du comité est-elle clairement définie?

Les rôles et les responsabilités du comité mixte de SST sont définies de façon générale dans la législation sur la santé et la sécurité. Il importe de définir sa raison d'être en termes simples, car on sera ainsi mieux en mesure de définir plus tard ses rôles et ses responsabilités. Si on lui fixe trop d'objectifs, les membres peuvent avoir des priorités différentes s'éparpiller dans différentes directions en même temps. La documentation sur la sécurité fournit quelques exemples d'énoncés raisonnables :

• Créer et maintenir un intérêt actif dans la santé et la sécurité et réduire les accidents.
• Discuter des causes d'accidents dans le milieu de travail et recommander des mesures efficaces à ce sujet.
• Aider à sensibiliser la gestion et les travailleurs aux questions de santé et de sécurité dans une atmosphère de coopération.
• Aider à identifier les problèmes, à élaborer des politiques et des procédures, à surveiller et à améliorer la santé et la sécurité dans le milieu de travail.

Certaines régions administratives ont légiféré afin de donner au comité assez de pouvoir pour prendre des décisions sur les questions relatives à la santé et à la sécurité. Il s'ensuit une participation plus grande et plus éclairée des employés là où on trouve le plus de risques d'accidents et pour la santé. La raison d'être déclarée du comité doit être intégrée dans l'énoncé de principes de l'entreprise concernant la sécurité.

L'autorité du comité est-elle clairement définie?

Le degré d'autorité d'un comité doit être clairement défini et enregistré de façon permanente. Quand un groupe ou une personne est chargé d'un ensemble d'activités, on doit aussi lui accorder l'autorité pour s'acquitter de ses responsabilités. Une certaine responsabilité est nécessaire même si le comité mixte ne joue qu'un rôle consultatif. La loi provinciale ou fédérale qui a imposé la mise sur pied d'un comité d'hygiène et de sécurité peut aussi avoir déterminé le minimum d'autorité que ce comité doit posséder. On peut citer par exemple le droit d'effectuer des inspections ou des enquêtes ou d'y participer, de donner des avis sur le refus d'exécuter un travail dangereux, de tenir des réunions régulières et de surveiller la conformité aux règlements. Il faut vérifier dans la législation pertinente si elle présente des traits de ce genre.

Une organisation peut accorder plus que l'autorité minimale prévue par la législation. Habituellement, cette autorité plus grande ne s'étend pas à des situations où la responsabilité d'un superviseur pourrait être outrepassée, comme corriger des actes non sécuritaires ou fermer une exploitation non sécuritaire (à moins de danger imminent). Un membre de comité doit avoir le droit de discuter le règlement de questions de sécurité avec un superviseur. Comme tout ce qui concerne le comité d'hygiène et de sécurité, le degré d'autorité accordé doit être établi par des discussions conjointes entre la gestion et les employés.

Les activités du comité appuient-elles, sans la remplacer, la politique en matière de santé et de sécurité de l'entreprise?

Une liste complète d'activités du comité d'hygiène et de sécurité, combinée à la présence de spécialistes de la sécurité à plein temps, peut inciter une organisation à penser qu'elle a rempli ses obligations en matière de sécurité. Il faut bien comprendre que tel n'est pas le cas. Les activités du comité d'hygiène et de sécurité ne sont qu'un élément de l'ensemble du programme de sécurité. La responsabilité individuelle de la gestion, les superviseurs et les employés enlgobe la formation, la fourniture d'installations et de services médicaux et de premiers soins, ainsi que l'entretien préventif.

De qui relève le comité?

La personne dont relève le comité doit être tout à fait au courant des fonctions de celui-ci, des questions de santé et de sécurité et être soucieuse de la prévention des maladies et blessures professionnelles. On pourrait dire que chaque membre du comité doit rendre des comptes au président et que le comité doit rendre des comptes à tous les employés. Mais, dans la pratique, il est nécessaire d'être plus précis si on espère un suivi rapide aux recommandations. Le meilleur choix est habituellement un membre de la haute direction, puisque cette personne sera probablement la plus en mesure d'agir directement sur les problèmes qui lui sont présentés. Le coordonnateur de la sécurité ou le service du personnel, qui jouent un rôle consultatif, sont dans une position moins favorable pour ce faire.

Le comité se réunit-il régulièrement?

Un comité qui ne se réunit pas régulièrement perdra sa motivation et sera perçu par les employés et la direction comme peu effectif. Certaines lois stipulent que le comité d'hygiène et de sécurité doit se réunir au moins tous les mois ou chaque trimestre (tous les trois mois). Dans certaines circonstances, comme à l'étape initiale d'un comité récemment mis sur pied ou quand on fait face à des problèmes de sécurité extraordinaires, il peut être nécessaire de se réunir plus souvent que le strict minimum légal. Dans des organismes où les accidents semblent maîtrisés, les membres peuvent effectivement consacrer le temps de réunion à s'instruire davantage sur les questions de sécurité.

Tous les membres sont-ils présents aux réunions?

Les comités d'hygiène ne doivent pas se contenter d'avoir seulement le quorum à chaque réunion, mais doivent viser à ce que tous les membres y soient. De toute évidence, ce but est rarement réalisable dans les situations où on n'a pas nommé de remplaçants. L'absentéisme fait que des segments de la main-d'œuvre ne sont pas représentés, crée de la discontinuité dans les activités du comité, indique un manque d'engagement de sécurité en milieu de travail et réduit la crédibilité du comité dans son ensemble.

Les réunions sont-elles souvent reportées?

Les réunions doivent être convoquées bien à l'avance, idéalement à heure et jour fixes pour favoriser une participation régulière et donner aux membres du comité le temps de se préparer. Une fois que la date est fixée, la réunion ne doit pas être reportée sauf dans des situations d'urgence. Des réunions qui sont reportées fréquemment seront perçues comme des symptômes de manque d'intérêt pour la sécurité, de manque d'engagement de la part de la gestion et de manque de leadership de la part du comité.

À quel moment de la journée les réunions ont-elles lieu?

L'heure des réunions dépend de facteurs qui sont difficiles à contrôler. Par exemple, quand différents quarts de travail doivent être représentés, le moment le plus propice pourrait être immédiatement avant ou après un changement d'équipe. Il faut éviter le plus possible de créer un conflit d'horaires avec les périodes où de nombreux employés essentiels sont les plus nécessaires à leur poste de travail. Les réunions doivent se tenir au milieu du quart de jour en prévoyant de compenser les travailleurs obligés d'y assister et qui n'appartiennent pas à l'équipe de jour. Peu importe le moment choisi, on doit garder le même pour chaque réunion afin de favoriser la participation et de souligner l'importance des activités des comités d'hygiène et de sécurité.

Où les réunions ont-elles lieu?

L'endroit où se tiennent les réunions influe sur la capacité d'un comité de faire son travail et la perception de son importance. Un bureau bondé ou une cuisinette sont peu propices à des réunions efficaces. Là où il y en a, une salle de conférence équipée de matériel didactique adéquat comme des tableaux de papier et autres tableaux et des écrans serait la solution idéale. Dans tous les cas, on doit choisir un endroit où des réunions peuvent avoir lieu dans le calme et sans interruptions.

Les réunions commencent-elles et finissent-elles à l'heure?

Comme toutes les réunions importantes et bien organisées, celles du comité d'hygiène et de sécurité doivent commencer à l'heure prévue. Une réunion qui débute en retard est un autre signe annonciateur de manque d'intérêt ou d'engagement de la part des membres. D'autre part, comme les membres du comité ont d'autres tâches à remplir, les réunions doivent aussi se terminer à l'heure prévue.

Les réunions sont-elles fréquemment interrompues?

Peu importe si elle a été organisée avec soin, toute réunion tournera au désordre si elle est fréquemment interrompue par des appels téléphoniques, des gens qui entrent pour discuter d'autre chose avec certains membres, ou si ces derniers sont appelés à l'extérieur de la pièce. Ces interruptions peuvent indiquer que la réunion n'est pas très importante et certainement secondaire par rapport aux activités quotidiennes normales de l'entreprise.

Un ordre du jour est-il préparé pour chaque réunion?

Un ordre du jour sert à la fois à orienter les membres dans leur préparation à la réunion et ordonne le déroulement de la réunion elle-même. On peut retenir les points suivants :

• appel nominal;
• présentation des visiteurs;
• approbation des procès-verbaux;
• revue de la dernière réunion (notamment rapports d'étape sur les points en suspens);
• rapports (inspections, accidents, statistiques);
• nouveaux points à l'ordre du jour (détaillés);
• séance de formation;
• heure, date et lieu de la prochaine réunion;
• levée de la séance.

Quelle est la procédure pour inclure de nouveaux points à l'ordre du jour?

Tous les employés (gestion et travailleurs) doivent être encouragés à soumettre des points à leurs représentants au comité à qui on doit donner la chance de les présenter en vue de discussions. Mais, comme le comité a peu de temps à consacrer à tous les aspects de la santé et de la sécurité, ces points doivent être filtrés avant que tout le comité en soit saisi. Les priorités doivent être établies en se basant sur l'expérience acquise à la suite d'accidents, les rapports d'inspection ou des événements comme l'implantation de procédures ou d'équipements nouveaux. Le comité dans son ensemble doit approuver les points à l'ordre du jour, mais on risque de passer trop de temps à discuter les priorités plutôt que des problèmes réels de santé et de sécurité. Il vaut mieux laisser cette décision à la discrétion des co-membres, dans la mesure où les travailleurs et la gestion sont représentés dans la décision.

L'ordre du jour est-il distribué à tous les membres bien avant chaque réunion?

L'une des raisons qui justifient la préparation d'un ordre du jour est de permettre à tous les membres de se préparer en vue de la réunion. Cette préparation peut comprendre des discussions avec le groupe qu'on représente, une étude des problèmes de santé et de sécurité mis à l'ordre du jour, ainsi que la collecte d'autres renseignements. Chaque membre a besoin de savoir quels sujets sont à l'ordre du jour afin de contribuer efficacement à la réunion.

Le temps de la réunion est-il utilisé de manière constructive?

Un ordre du jour détaillé contribuera à ce que les réunions du comité se déroulent de manière ordonnée, mais d'autres considérations sont aussi de mise. Ce lieu d'échange ne doit pas servir à exposer des plaintes ou des griefs généraux qui devraient être entendus ailleurs. Les questions disciplinaires et personnelles doivent être réservés aux cadres hiérarchiques, au service du personnel et au syndicat tandis que le comité d'hygiène et de sécurité consacre son attention aux questions relatives à la santé et à la sécurité.

Les cas particuliers impliquant des gestes ou des situations non sécuritaires (situations à corriger) doivent être habituellement réglés par la voie hiérarchique et non par le biais d'un comité d'hygiène et de sécurité. Quand des points de ce genre reviennent constamment durant les réunions de comité, cela indique que le mandat n'est pas clair ou que certains ne s'acquittent pas de leurs responsabilités. Ces questions ne deviennent pas des sujets de préoccupation pertinents pour le comité tant qu'une inspection n'a pas révélé un mépris généralisé des règles ou procédures de sécurité ou que d'autres moyens de correction n'ont pas échoué.

D'autre part, les membres du comité doivent être au courant des mesures prises pour régler les cas d'espèce afin d'être en mesure de partager l'information ou de donner suite à titre de comité. On peut s'attendre à des désaccords sur certains points, mais ceux-ci devraient pouvoir se régler sans conflit en se basant sur les faits connus et la logique pour en venir à des recommandations raisonnables.

Dans un milieu où les travailleurs et la gestion se sont déjà affrontés, il peut être salutaire de ne pas inclure dans le comité les personnes de la gestion et du syndicat qui s'occupent de négociation collective. Il est très difficile pour la plupart des gens de passer de l'antagonisme nécessaire aux négociations à l'attitude de coopération mutuelle nécessaire au travail du comité d'hygiène et de sécurité.

Comment les décisions sont-elles prises aux réunions?

Tous les membres du comité doivent comprendre la manière dont on procède pour les décisions, les recommandations ou les futures activités du comité. Autant que possible, les décisions doivent se prendre par consensus. Il faut éviter si possible d'opter pour un vote officiel parce qu'ainsi on est appelé à prendre parti. Aucun ne devrait avoir de droit de veto sur une recommandation. La situation idéale serait de parvenir à un consensus après que chaque personne aura pu présenter ses arguments et que tous les membres du groupe en auront discuté. Les solutions de compromis comme présenter plus d'une recommandation, établir des priorités ou prendre des mesures provisoires peuvent être une façon de s'en sortir dans une situation qui semble difficile. Si on réussit généralement à s'entendre, l'appui de tout le comité et de tous les employés sera probablement plus facile à obtenir après cette décision. Le processus de prise de décision est un élément essentiel pour établir l'unité du comité et développer un esprit de collaboration nécessaire à son bon fonctionnement.

Tous les nouveaux points et points en suspens donnent-ils lieu à des recommandations concrètes?

Les comités d'hygiène et de sécurité ont comme principale fonction de présenter des recommandations. Si on conclut chaque point de discussion par une recommandation précise, on risque moins d'avoir à y revenir réunion après réunion. Comme pour toutes les questions complexes, un moyen facile de vérifier si la réponse est complète consiste à se demander si on a répondu aux questions « qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi ». Le problème doit être énoncé en termes clairs en se basant sur des faits connus.

Normalement, on fait des recommandations sur des questions concernant des dangers venant d'être signalés, des dangers connus auxquels les cadres hiérarchiques n'ont pas remédié ou ceux qui nécessitent des dépenses coûteuses qui doivent être soumises à une autorité supérieure. Le comité doit faire une enquête approfondie sur les problèmes et chercher à en déterminer les causes profondes. La solution recommandée doit être logique, répondre à toutes les obligations fixées par la loi et représenter la méthode la plus pratique. Le lieu et le délai doivent être précisés dans la recommandation. Dans certains cas, qui supposent une période d'attente, le temps d'acheter et d'installer du nouvel équipement, il faut appliquer une solution provisoire.

Enfin et ce qui importe peut-être le plus, il faut désigner la ou les personnes chargées de donner suite. Le comité d'hygiène et de sécurité doit garder à l'esprit qu'il cherche à faire adopter une recommandation à la haute direction et doit par conséquent faire appel à toute son expertise pour présenter un argument convaincant.

Les réunions font-elles l'objet de procès-verbaux complets?

Les procès-verbaux des réunions du comité d'hygiène et de sécurité servent à assurer le suivi des problèmes de sécurité et à indiquer quelles recommandations ont été faites. Les procès-verbaux servent aussi d'outil de promotion de la sécurité auprès de tous les employés et de registre permanent des activités du comité d'hygiène et de sécurité. On y inclut généralement les points suivants :

• heure et date de la réunion;
• nom des participants;
• points discutés (rapports, problèmes, statistiques, éducation);
• motifs des recommandations (et arguments contraires énoncés);
• recommandations (mesure prise par qui, avant telle date);
• heure et date de la prochaine réunion.

Les procès-verbaux doivent être courts et mettre en relief toutes les décisions et recommandations. En se basant sur l'ordre du jour, le secrétaire doit prendre des notes durant la réunion et rédiger le procès-verbal tout de suite après, pendant que ses souvenirs des délibérations sont encore frais. Il n'est pas nécessaire ni souhaitable de reproduire exactement tout ce qui s'est dit, et le procès-verbal ne devrait pas être si long qu'il décourage les employés de le lire.

Les procès-verbaux sont-ils mis à la disposition de la gestion et des membres du comité ainsi qu'affichés immédiatement pour que tous les employés en prennent connaissance?

En affichant rapidement le procès-verbal, on montre qu'on a proposé des solutions aux problèmes de sécurité. On montre aussi que le comité d'hygiène et de sécurité fonctionne efficacement et on souligne que la sécurité fait partie des priorités de l'organisation. Certaines régions administratives exigent que les procès-verbaux soient transmis à l'employeur, à l'organisme de réglementation ou à l'organisation qui représente les employés.

Pendant combien de temps conserve-t-on les procès-verbaux?

Les procès-verbaux des réunions précédentes sont des sources d'information utiles, car ils peuvent montrer des tendances et révéler des problèmes qui nécessitent des enquêtes supplémentaires, la formation de nouveaux membres du comité ou la détermination de nouveaux sujets de formation en matière de sécurité. Leur durée de conservation peut varier avec la fréquence des réunions et d'autres facteurs, mais on suggère un minimum de deux ans.

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Dernière mise à jour du document le 16 février 2007

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