Balado de septembre : retour au travail – Établissement d’un milieu de travail hybride

Quand la pandémie de COVID-19 a frappé pour la première fois, nombreux sont les lieux de travail au pays qui ont fermé, envoyant ainsi à la maison quelque 4,7 millions de Canadiens qui ne faisaient habituellement pas du télétravail.

Ce départ soudain a forcé les travailleurs à s’adapter et à apprendre à faire leur travail du lieu où ils mangent, dorment et se douchent.

Une année et demie plus tard, de nombreux Canadiens se sont habitués à leur nouvel environnement. Cependant, certains employeurs se demandent si le temps est maintenant venu de faire revenir les employés à leur lieu de travail.  

Bienvenue aux balados du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST). Dans le présent épisode, nous discutons de ce à quoi pourrait ressembler le retour au travail après la COVID-19 et de la façon d’établir des milieux de travail hybrides.

[INTRODUCTION MUSICALE]

Selon Statistique Canada, environ quatre travailleurs canadiens sur dix occupent des postes dont les fonctions peuvent être remplies à distance. Et en raison de la préférence de nombreux travailleurs pour la souplesse offerte par le travail à distance, il est possible que les milieux de travail hybrides deviennent plus courants.

Le modèle du milieu de travail hybride allie la souplesse offerte par le télétravail de la maison aux avantages offerts par la présence des travailleurs en un seul et même lieu de travail.

Le télétravail offre certains avantages aux travailleurs, notamment l’absence de la nécessité d’utiliser les transports, une meilleure conciliation travail-vie personnelle et une plus grande satisfaction à l’égard de leur emploi.

Le télétravail génère beaucoup d’économies, notamment la diminution des coûts associés aux déplacements et au stationnement. Et c’est sans compter sur l’absence de la tentation de se procurer des repas à l’extérieur.

Cependant, ces avantages ne sont pas seulement pour les travailleurs. En effet, les milieux de travail peuvent aussi en bénéficier! Le télétravail accroît le maintien en poste des travailleurs, ce qui fait augmenter leur productivité et fait baisser les absences.

Toutefois, le télétravail présente aussi des inconvénients pour les travailleurs : difficultés avec un réseau internet non fiable, existence de sources de distraction à la maison et difficulté à décrocher du travail. Il est aussi possible qu’il soit plus difficile de cesser de penser au bureau. Autre désavantage associé au télétravail : la possibilité d’un sentiment de solitude causé par l’absence d’interactions quotidiennes avec les collègues.

Pour ce qui est de l’employeur, ce dernier peut être préoccupé par la nécessité de maintenir le moral et la culture organisationnelle.

Alors, comment un modèle hybride peut-il corriger tout cela?

Un modèle hybride peut vous permettre de conserver les avantages du télétravail et les avantages du travail en présentiel.  

Cela signifie que vous pourriez passer moins de temps dans les transports, avoir plus temps grâce au télétravail et bénéficier du temps passé au bureau.

Le temps passé au bureau permet la collaboration et les interactions sociales, comme les réunions en personne. Autre avantage du temps passé au bureau : la possibilité d’échanger des idées et de l’information avec les collègues dans le cadre de rencontres fortuites au travail.

Par ailleurs, si vous êtes une personne ayant besoin d’un espace tranquille pour travailler, la possibilité de faire du télétravail pourrait vous aider à éviter ces distractions.

Et maintenant, discutons de la façon dont le lieu de travail physique peut bénéficier d’un modèle hybride. Un bureau peut offrir un espace central où rencontrer des clients ou des partenaires externes. De plus, un modèle hybride n’a pas à accueillir autant de travailleurs, ce qui permet aux employeurs de réduire les coûts en emménageant dans de plus petits espaces physiques.

Il est aussi important de souligner les difficultés que pourrait poser un milieu de travail hybride. En effet, au départ, il pourrait être plus difficile d’organiser la semaine de travail et l’horaire de travail. Vous pourriez aussi devoir repenser l’utilisation de l’espace. Vous pourriez par exemple vous poser la question suivante : est-il logique de faire le passage vers des milieux de travail plus collaboratifs?

Vous devrez aussi vous assurer que tous les membres de l’équipe se sentent inclus et mobilisés, peu importe où ils se trouvent, et rassurer les travailleurs hybrides craignant que leur candidature ne soit pas retenue pour de nouvelles occasions ou promotions.

Pour comprendre ce que vos travailleurs préfèrent, il peut être utile de leur envoyer des sondages pour obtenir leurs commentaires.

Alors, comment savoir si un modèle hybride pourrait convenir à votre lieu de travail?

Beaucoup de choses doivent être prises en compte... Le passage au télétravail a-t-il été une réussite? Les objectifs de productivité peuvent-ils encore être atteints dans un milieu hybride? Demandez-vous si un milieu de travail hybride contribuera au maintien en poste des travailleurs qualifiés et si ce milieu de travail favorise la collaboration. Il est aussi important de réfléchir à la possibilité de rendre permanente l’adoption d’un lieu de travail hybride, à la possibilité de faire d’abord une période d’essai et d’en parler.

Si vous faites le choix d’un modèle hybride pour votre lieu de travail, voici une façon de le mettre en œuvre : commencez par discuter avec les travailleurs du nombre de jours par semaine au cours desquels ils devraient se rendre à leur lieu de travail. Il pourrait s’agir d’un jour par semaine, voire de trois ou de quatre jours par semaine. Ou, il pourrait s’agir d’un calendrier mensuel prévoyant la présence, certains jours, de l’équipe entière sur le lieu de travail pour collaborer. Décrivez les tâches à exécuter ou les fonctions à remplir à un endroit précis (que ce soit à distance ou au lieu de travail).

Décidez ensuite s’il faut apporter des changements sur le lieu de travail. Par exemple, si seulement la moitié des travailleurs se rend au bureau, alors il est peut-être inutile d’attribuer des places. Il serait peut-être plus logique d’avoir des places non attribuées ou flexibles. De plus, certains travailleurs feront encore du télétravail alors que d’autres seront au lieu de travail. Il est donc important de disposer des bons outils pour la communication.

Évaluez les besoins de votre équipe et procurez-vous la technologie adéquate, comme la messagerie instantanée ou la vidéoconférence, pour que tous demeurent branchés. Créez aussi une politique sur la façon de gérer le travail sur de l’information sensible ou classifiée en situation de travail à distance.  

Il ne faut pas aussi oublier de prendre soin des télétravailleurs. Offrez des ressources et de la formation sur l’ergonomie à tous les travailleurs, en particulier ceux qui utilisent un bureau à domicile ou des postes de travail non attribués. Encouragez les travailleurs à se déconnecter à la fin de la journée dans le cadre d’une culture axée sur un milieu de travail sain.

Il est important de décrocher à la fin de la journée et de ne pas apporter votre travail à la « maison », même si vous travaillez de la maison. Évitez de consulter vos courriels. Et veuillez ne pas en envoyer!

En conclusion, les responsables des milieux de travail doivent tenir compte de beaucoup d’éléments s’ils veulent appliquer un modèle hybride. Il faut principalement se souvenir de toujours fournir de l’information, accepter les commentaires et favoriser la discussion avec tous les travailleurs au sujet des changements.

Pour en savoir plus sur les milieux de travail hybrides et le retour au travail après la COVID-19, visitez le site cchst.ca. Merci de votre écoute!

[MUSIQUE DE CONCLUSION]