Spécialiste en approvisionnement Numéro de référence : FI-102

Grâce à ses services et à ses produits, le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST) fait la promotion de la santé et de la sécurité au travail et favorise le bien être physique et psychologique des Canadiens.

L’unité des services des finances est responsable de l’analyse centralisée des activités financières; du cycle complet de comptabilité; de l’établissement de rapports financiers et gouvernementaux et de rapports sur la transparence; de la gestion de trésorerie; des mesures de contrôle internes; de l’approvisionnement; du traitement des commandes et de la gestion des biens pour le CCHST. En tant que membre à part entière de l’équipe des finances, le ou la spécialiste en approvisionnement dirigera la fonction d’approvisionnement et établira des rapports sur la conformité et la transparence concernant cette fonction à l’échelle de l’organisme. Ce rôle permettra d’assurer l’application de principes et de pratiques d’approvisionnement rigoureux, l’établissement de rapports mensuels internes et externes, l’analyse des statistiques des unités de service et l’établissement de rapports à cet égard ainsi que les rapprochements de tous les comptes en ce qui concerne les dépenses du CCHST et l’approvisionnement.

Le ou la titulaire est responsable du processus d’approvisionnement au CCHST. Il ou elle planifie l’approvisionnement en biens et en services conformément aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), aux politiques de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et au Régime d’intégrité du gouvernement du Canada. Il ou elle établit des stratégies et dirige les initiatives d’approvisionnement au CCHST, en assurant le meilleur rapport qualité prix tout en considérant la planification et la prestation adéquates des biens et des services et en assurant la conformité avec les directives et les politiques qui régissent les initiatives d’approvisionnement fédérales. Le ou la titulaire mène des négociations et fournit des conseils directement et de façon autonome aux gestionnaires et aux dirigeants, avec la participation d’intervenants internes. Il ou elle est responsable de toutes les communications externes avec SPAC, le SCT, les entrepreneurs ou fournisseurs ou les fournisseurs du Service des invitations ouvertes à sousmissionner.

Le ou la titulaire doit également recommander et mettre en œuvre des politiques en matière d’approvisionnement et de comptes créditeurs pour le CCHST pour assurer la conformité de ce dernier. Il ou elle élabore un plan d’approvisionnement et évalue les progrès en vue d’atteindre les buts.

Fonctions

    • Superviser le processus d’approvisionnement au paiement
      • Mettre au point des stratégies d’approvisionnement en mettant l’accent sur les produits et les services de technologies de l’information. Gérer les risques financiers en analysant le meilleur rapport qualité prix de la prestation; il s’agit d’une priorité très importante.
      • S’assurer de recevoir les justifications appropriées afin d’appuyer le lancement de l’activité d’approvisionnement pour le compte de l’unité de service, ce qui comprend la vérification de mesures de soutien budgétaire complètes. Si ces mesures de soutien sont insuffisantes, le ou la spécialiste en approvisionnement fournira des conseils au service demandeur sur la méthode de demande d’approbation, ou il ou elle refusera officiellement la demande.
      • Préparer des documents liés à l’approvisionnement, notamment des arrangements en matière d’approvisionnement, des demandes d’offres à commandes, des demandes de propositions et des demandes de prix pour l’approvisionnement en biens, en services ou en services professionnels.
      • S’assurer que les documents liés à l’approvisionnement, notamment les énoncés de travaux, sont complets et respectent les règlements en matière d’approvisionnement en biens, en services ou en services professionnels. Donner des conseils et formuler des recommandations, au besoin.
      • Coordonner les évaluations de soumissions à l’aide des portails de soumissions publiques gérés par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Coordonner l’approvisionnement avec les distributeurs à l’aide d’offres à commandes par l’intermédiaire de Services partagés Canada. Mener des négociations pour obtenir le meilleur rapport qualité prix.
      • Tenir à jour une bibliothèque électronique de tous les documents d’approvisionnement et assurer le contrôle des versions. Collaborer étroitement avec les chefs d’unités de service et faire le suivi de l’état d’avancement de toutes les activités d’approvisionnement.
      • Organiser des appels d’offres concurrentiels auprès de divers fournisseurs, au besoin, afin d’obtenir le meilleur rapport qualité prix pour la prestation de biens et de services.
      • Communiquer avec les ministères concernés pour clarifier les demandes, ajouter des renseignements nécessaires ou effectuer des recherches afin d’obtenir les documents justificatifs pertinents pour les achats.
      • Forger un partenariat contractuel avec le fournisseur de biens ou de services en s’assurant que les conditions normales du CCHST sont respectées.
      • Créer et tenir à jour des accords cadres d’approvisionnement annuels et pluriannuels et des bons de commande, au besoin, pour appuyer efficacement un programme d’approvisionnement planifié et rentable.
      • Évaluer le rendement des fournisseurs relativement à leur contrat. Enquêter sur des problèmes liés au rendement des fournisseurs et les régler. Maintenir une bonne relation de travail entre le CCHST et les fournisseurs externes.
      • Évaluer et approuver l’exécution du contrat de biens et de services fournis conformément à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques du Canada et au niveau des pouvoirs attribués pour ce rôle selon l’Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers du CCHST.
    • (30%)
    • Établir des liens entre les partenaires internes et externes
      • S’assurer que tous les intervenants établissent, mettent en application et comprennent les modalités des contrats, les processus d’acheminement au palier hiérarchique approprié et les ententes sur les niveaux de service pendant la durée de l’entente. Attester que les approbations adéquates sont obtenues pour l’approvisionnement.
      • Collaborer avec le ou la gestionnaire de la comptabilité, l’analyste des activités et le ou la gestionnaire du Ministère ou de l’unité de service concerné pour créer des budgets annuels de dépenses ministérielles, des budgets organisationnels consolidés et des mises à jour sur les prévisions, au besoin. Enquêter sur tout écart par rapport aux montants prévus au budget.
      • Assurer la liaison avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour veiller à ce que les distributeurs puissent conclure des contrats avec le CCHST selon les exigences du Régime d’intégrité du gouvernement du Canada.
      • Répondre aux questions des distributeurs et de l’unité des services d’approvisionnement.
      • Analyser et interpréter des données ainsi que formuler des stratégies et des recommandations en matière d’approvisionnement à l’intention du vice président ou de la vice présidente, Finances, et du dirigeant principal ou de la dirigeante principale des finances.
    • (25%)
    • Établir des rapports sur l’approvisionnement et la transparence
      • Analyser toutes les dépenses du CCHST et établir des rapports à cet égard selon les exigences internes et fédérales en matière d’établissement de rapports. Le ou la titulaire tient à jour ces exigences hebdomadairement, mensuellement, trimestriellement et annuellement.
      • Travailler avec l’analyste des activités et le ou la commis aux comptes créditeurs pour réunir, analyser, consolider et interpréter des données liées aux activités d’approvisionnement au paiement du CCHST.
    • (25%)
    • Optimiser les processus internes
      • Élaborer des procédures ministérielles à l’aide de pratiques exemplaires et de gabarits pour optimiser les objectifs d’achat dans l’ensemble du CCHST.
      • Former le personnel, au besoin, sur le processus d’approvisionnement, les nouvelles politiques et procédures ainsi que les pratiques exemplaires.
      • Donner des conseils à la direction et au personnel pour stimuler le rendement et assurer la conformité aux contrats. Fournir des orientations pour assurer le respect des directives du Conseil du Trésor.
      • Étudier les gains d’efficacité possibles, s’il y a lieu (p. ex. location comparativement à l’achat, solutions de rechange comme des logiciels infonuagiques).
      • Être responsable des mesures de contrôle liées à la tenue à jour des dossiers des fournisseurs dans le système de planification des ressources de l’organisation (PRO) du CCHST et les systèmes financiers fédéraux.
      • Examiner et améliorer les mesures de contrôle internes dans le système de PRO du CCHST en ce qui concerne le processus d’approvisionnement.
      • Tenir à jour tous les dossiers d’achats, les prix et autres renseignements connexes nécessaires.
    • (15%)
    • Accomplir des tâches connexes, au besoin
    • (5%)

Nature et portée du poste

Le ou la spécialiste en approvisionnement relève du vice président ou de la vice présidente, Finances, et dirigeant principal ou dirigeante principale des finances. Le ou la titulaire est responsable de l’acquisition de matériel, de fournitures et d’équipement pour le CCHST conformément aux politiques et aux procédures afin d’assurer un prix équitable, la qualité et la rapidité d’exécution par l’intermédiaire de Services publics et Approvisionnement Canada. Le ou la spécialiste en approvisionnement élabore des documents d’orientation et des politiques d’approvisionnement internes, et aide les services à respecter les politiques et les procédures convenables liées à l’ensemble de l’approvisionnement pour le CCHST. Le ou la titulaire gérera de l’approvisionnement au paiement et réalisera les activités de gestion et d’administration de contrats d’approvisionnement pour toutes les initiatives d’approvisionnement. Il ou elle réunira et analysera des données sur les dépenses, fournira des orientations techniques et stratégiques, et élaborera des trousses d’approvisionnement. Il ou elle supervisera également l’exécution des contrats, l’établissement de rapports sur la transparence, et l’administration.

Savoir-faire

Le ou la titulaire doit posséder une solide et une vaste connaissance des pratiques exemplaires, des politiques et des procédures en matière d’approvisionnement. Il ou elle doit posséder de solides habiletés de négociation et d’organisation. La capacité à interpréter des directives gouvernementales complexes est cruciale, tout comme le fait de garder son sang froid pour fournir des orientations aux dirigeants de l’organisation. Le ou la titulaire doit connaître les besoins en technologie de l’information en ce qui concerne les biens, les services et les contrats de licence.

Résolution de problèmes

Le ou la titulaire cerne les problèmes, les risques et les améliorations dans les processus liés aux contrats, à la gestion de l’approvisionnement et aux demandes d’approvisionnement, et propose des solutions pour atténuer les risques et apporter des améliorations. Le ou la spécialiste en approvisionnement met au point des stratégies et détermine le moment où un contrat risque de subir un changement de portée ou de durée; cette question doit être confiée à la direction.

Fournir des orientations sur des questions liées à la gestion de l’approvisionnement, des contrats et des paiements au ou à la gestionnaire de la comptabilité, au vice président ou à la vice présidente, Finances, et au dirigeant principal ou à la dirigeante principale des finances ou à d’autres employés, et inclure la formation aux pratiques et aux procédures d’approvisionnement et de passation de contrats, pratiques et procédures que le personnel doit respecter.

Responsabilisation

Le ou la spécialiste en approvisionnement agit comme principale ressource quant à l’approvisionnement en biens et en services du CCHST. Le ou la titulaire doit assurer le meilleur rapport qualité prix en confirmant qu’il y a eu diligence raisonnable. Il ou elle créera des bons de commande, surveillera la réception des commandes, commandera du matériel, répondra aux questions des fournisseurs et fournira d’autres documents de commande, au besoin, pour traiter les demandes d’approvisionnement. Le ou la titulaire convertira les demandes en bons de commande à l’aide des logiciels appropriés, et fournira conseils et orientations en matière d’approvisionnement au personnel et aux fournisseurs. Il ou elle s’assure de répondre à toutes les demandes d’achat pour le CCHST et veille à ce qu’elles respectent l’ensemble des politiques, des règlements gouvernementaux et des pratiques d’approvisionnement légales. Le ou la titulaire doit également surveiller et interpréter les directives et les politiques fédérales en matière d’approvisionnement, de passation de contrats et de paiement, et en déterminer l’applicabilité au CCHST. Il ou elle doit recommander et mettre en œuvre des processus appropriés en matière d’approvisionnement, de passation de contrats et de paiement au CCHST.

Conditions de travail

  • Effort physique : Le ou la titulaire travaille à l’ordinateur la majeure partie de la journée (en utilisant un clavier et une souris pour lire des courriels et y répondre, préparer des rapports, examiner de l’information, etc.). Il ou elle exécute également d’autres travaux qui ne sont pas de nature informatique, comme la lecture, la réflexion, la correction d’épreuves, la photocopie et le classement. Il ou elle a un certain contrôle sur la charge de travail et peut se lever, s’étirer et marcher régulièrement. Il ou elle peut être appelé à se courber et à soulever des objets (ou à manipuler des objets légers).
  • Environnement physique : Le ou la titulaire travaille à un bureau ou à un poste de travail informatique à l’aide d’un clavier et d’une souris pendant la majeure partie de la journée. Le poste de travail et le bureau sont installés de façon ergonomique avec un appui poignets, un appui souris, un porte documents et une lampe d’appoint, au besoin. L’éclairage du bureau respecte les normes. Les contrôles des conditions ambiantes au sein de l’immeuble respectent les exigences générales établies pour les bureaux. Le ou la titulaire s’expose à des risques de lésions causées par des mouvements répétitifs (intensité, fréquence, durée, position inconfortable) en raison d’exigences importantes découlant de situations inhérentes au poste. Le ou la titulaire pourrait occasionnellement devoir se déplacer afin de représenter le CCHST auprès de distributeurs ou de partenaires de la chaîne d’approvisionnement.
  • Attention sensorielle : Le poste exige de la concentration pour rédiger, rechercher et préparer divers documents, les relire, en assurer la qualité, lire des renseignements courants, communiquer avec autrui par courriel, rechercher des renseignements et écouter les autres attentivement afin de comprendre les problèmes et de les régler.
  • Stress psychologique : Diverses priorités et échéances devront régulièrement être respectées. Le ou la titulaire sera interrompu dans ses tâches par des collègues, son ou sa gestionnaire et des appels téléphoniques. Le ou la titulaire exerce un certain contrôle sur le rythme de travail. Il ou elle devra gérer les nombreux contacts avec les clients et les employés, les nombreuses priorités changeantes et conflictuelles, ainsi que les conséquences des retards et des erreurs.

Spécifications

  • Diplômé d’un programme d’au moins trois ans d’une université ou d’un collège reconnu dans les domaines de l’administration publique ou de l’administration des affaires, du commerce, des finances, du droit des affaires, de l’approvisionnement ou dans un domaine étroitement lié à ceux ci.
  • La préférence sera accordée aux candidats possédant un titre d’acheteur public professionnel agréé (Certified Professional Public Buyer [CPPB]) ou d’acheteur public accrédité (Certified Public Procurement Officer [CPPO]) dans le domaine de l’approvisionnement ou un équivalent dans ces programmes de désignation.
  • De trois à cinq années de responsabilité et de leadership directs et progressifs pour la recherche de fournisseurs, l’approvisionnement concurrentiel, la gestion de contrats et la gestion de relations, avec une expérience manifeste de leadership dans la prestation de conseils techniques et administratifs et la coordination du travail d’autrui. La personne doit posséder une expérience reconnue dans l’approvisionnement de matériel de TI, les contrats de service, les services professionnels, les logiciels ainsi que les biens et les services pour des installations et des infrastructures.
  • Posséder une vaste connaissance des règlements en matière d’approvisionnement dans le secteur public et des risques juridiques.
  • Capacité de communiquer dans les deux langues officielles (atout hautement souhaitable). Posséder d’excellentes habiletés en communication, de vive voix et par écrit, avec tous les échelons du personnel des clients et des fournisseurs.
  • Avoir la capacité d’organiser et de prioriser son travail et à régler les problèmes qui surviennent pour faire avancer les projets et respecter de multiples échéances.
  • Avoir la capacité manifeste d’évaluer et de déterminer des stratégies et des documents d’approvisionnement adéquats ainsi que d’analyser et d’évaluer efficacement des soumissions et des propositions.
  • Posséder une connaissance et une expérience progressive, et être capable d’évaluer et de déterminer des stratégies d’approvisionnement ainsi que des procédures et des processus administratifs appropriés pour concevoir, mettre à l’essai et mettre en œuvre de nouveaux systèmes, politiques et procédures en matière d’approvisionnement ou de finances ou participer à la conception, à l’essai et à la mise en œuvre de ceux ci.
  • Avoir la capacité manifeste d’établir des relations de travail efficaces et axées sur la collaboration au sein de l’équipe des finances et avec des clients internes, des ministères, des homologues, des distributeurs et des services fédéraux.
  • Posséder de solides habiletés de négociation, de passation de contrats, de planification et de collaboration.
  • Posséder une expérience approfondie des applications Microsoft, surtout Excel et Word.
  • Posséder une expérience approfondie de la PRO, y compris les processus d’autorisation automatisés.

Salaire

Se situe entre

85 067 $ à 103 080 $ (CCHST-10) par année.

Permanent, temps plein

Date limite d'inscription

Dimanche 9 août 2020

Le numéro de référence : FI-102

Pour postuler

S'il vous plaît envoyer une lettre d'accompagnement et CV à jobs@ccohs.ca.

Envoyer le CV en MS Word ou document PDF.

Remarque: Tous les curriculums vitae sont maintenues confidentiels et sont retenues pendant une période de six mois.

Obtenir la cote de fiabilité est une condition d’emploi pour tous les postes du CCHST.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; Toutefois, seules les personnes retenues seront contactées.