Entretien périodique - le jeudi 12 juillet à 17 h HAE
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Qu'une seule personne réinstalle son bureau de l'autre côté du couloir ou que toute l'entreprise déménage dans un autre immeuble (ou dans une nouvelle ville!), la réinstallation de bureaux peut soulever des questions liées à la santé et à la sécurité auxquelles l'entreprise n'a pas à répondre « en temps normal ».
Ce document traite de certains aspects de la santé et de la sécurité associés au déménagement d'un bureau traditionnel. Il n'aborde pas la sécurité de l'entrepreneur, les codes du bâtiment, les permis, etc. Informez-vous auprès de votre municipalité et des ministères provinciaux pour de plus amples renseignements sur ces sujets.
Dès les premières étapes d'une réinstallation, il importe d'avoir une bonne idée de ce qui devra être fait et à quel moment. Dressez une liste des exigences à satisfaire et des échéances se rapportant aux principales tâches. Expliquez clairement au personnel pourquoi certaines tâches doivent être accomplies et à quel moment, et précisez pourquoi elles doivent être effectuées tôt.
Vous devriez également essayer de planifier la date du déménagement en tenant compte des cycles de l'entreprise (c.-à-d. déménager pendant un temps d'arrêt des activités ou durant la période de l'année où les activités sont « ralenties »).
Il est essentiel de bien cerner les besoins de l'entreprise. Vous pourriez par exemple procéder à une analyse des tâches par poste et déterminer comment chaque tâche est effectuée. Vous devez décider s'il faut renouveler le mobilier ou si un nouvel aménagement du mobilier actuel conviendrait davantage aux besoins des membres de votre personnel et aux fonctions qu'ils exercent.
Pour de plus amples renseignements à ce sujet, voir les fiches d'information Réponses SST suivantes :
Commencer par faire l'inventaire des biens de l'entreprise.
De plus, vous devez évaluer les nouveaux locaux. Qu'il s'agisse d'un immeuble tout récent ou de locaux rénovés, vérifiez ce qui suit :
Il serait une bonne idée de tenir une séance d'orientation pour familiariser le personnel avec les nouveaux lieux de travail.
Tous les membres du personnel doivent être tenus au courant des nouveaux risques pour la sécurité qui peuvent être présents et chacun doit pouvoir participer au processus décisionnel. Il importe que tous sachent qu'ils pourront reprendre leurs tâches et leurs fonctions dès que possible. Établir les priorités pour l'installation du matériel essentiel au démarrage (travaux d'installation des ordinateurs, exigences du réseau, courrier, téléphone, etc.). Informer à l'avance tout le personnel de l'échéancier fixé.
Les membres du personnel peuvent, entre autres, assumer les responsabilités suivantes :
Un autre aspect important de la réinstallation, que ce soit à l'autre bout de la ville ou dans une nouvelle agglomération, serait d'évaluer l'impact qu'elle aura sur les employés du point de vue social. Sur ce plan, la réinstallation peut être source de préoccupations à bien des égards, notamment :
Parmi les facteurs de risque associés à un déménagement, on compte :
Lorsque vous procédez à l'emballage, assurez-vous de ne pas encombrer les couloirs. Les boîtes et les contenants peuvent être placés dans une aire commune si l'espace de travail est insuffisant pour les y entreposer.
Assurez-vous d'avoir tout le matériel nécessaire sous la main, entre autres :
Méthode de soulèvement :
Pour de plus amples renseignements, voir les fiches d'information Réponses SST relatives au levage et au déplacement de charges, sous la rubrique Manutention manuelle de matériaux (MMM).
Outre les risques pour la sécurité (tomber, trébucher sur des boîtes) et les considérations liées aux méthodes de levage, il est possible que vous soyez aux prises avec des problèmes de poussière, d'acariens de la poussière, de moisissures et de poux des livres, en particulier si les documents ou les livres sont entreposés depuis longtemps.
La poussière, les acariens de la poussière et les moisissures sont les trois principales matières présentant un risque d'inhalation. Si elles sont présentes, elles se propageront probablement dans l'air lorsque le personnel déplacera le matériel. Une fois ces matières en suspension dans l'air, il est possible que le personnel y soit exposé.
Les acariens de la poussière, un allergène passablement courant, sont invisibles à l'il nu. Les personnes allergiques à ces acariens peuvent éprouver les symptômes suivants : picotement et irritation des yeux, écoulement nasal, toux et, dans les cas les plus graves, respiration haletante et difficultés à respirer (asthme). La manifestation des symptômes graves peut être retardée et se produire pendant la nuit.
Les moisissures croissent dans les milieux chauds où le taux d'humidité est élevé (supérieur à 70 %) ou dans les matériaux mouillés. Il existe différents types de moisissures. Certaines d'entre elles sont extrêmement toxiques et peuvent rendre très malade, tandis que d'autres sont inoffensives. Les moisissures visibles sont nécessairement actives. Elles peuvent être de différentes couleurs et ressembler à des taches sur la couverture ou les pages exposées des livres.
Il est fort probable que des moisissures seront présentes si le taux d'humidité est élevé au printemps et à l'automne, même s'il ne fait pas particulièrement chaud. En l'absence de traces évidentes de contamination, il faut vérifier s'il n'y a pas une contamination limitée du matériel. On procède à cette vérification à l'aide d'un coton-tige avec lequel on essuie l'extérieur du livre. Une fois l'opération terminée, la présence de particules moisies sur le coton-tige, confirme que des moisissures sont probablement présentes. Pour plus de renseignements concernant diverses formes de contamination fongique, veuillez consulter la fiche d'informatin Réponses SST intitulée Qualité de l'air intérieur – Moisissures et champignons.
Les poux des livres (psoques) sont de minuscules insectes au corps souple et de couleur transparente à grisâtre, dont la longueur varie de 1 à 4 mm (1/32 po à 3/16 po), qui sont normalement dépourvus d'ailes. Comme ils peuvent passer inaperçus, il serait bon d'utiliser une loupe simple et une lampe de poche pour les détecter. Les poux des livres évitent la lumière et affectionnent les températures variant entre 24 et 30 °C (75 à 85 °F) avec un taux d'humidité relative de 75 à 90 %. Ces parasites ne mordent ni les humains, ni les animaux, et ne propagent pas de maladies. Cependant, ils peuvent causer des irritations cutanées chez certains individus plus sensibles.
Voici les consignes et les précautions recommandées pour le personnel chargé de nettoyer et d'emballer les collections de livres et de documents :