Coronavirus (COVID-19) - Conseils

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Considérations relatives à la protection de la vie privée pendant la COVID-19

Sur cette page

Introduction

Cette fiche de conseils aidera les employeurs et les travailleurs à comprendre les considérations relatives à la protection de la vie privée lorsque des renseignements personnels sont recueillis pendant la pandémie de COVID-19.

Pour connaître les pratiques générales de prévention de la COVID-19, tant pour les employeurs que pour les travailleurs, consultez la ressource du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail intitulée « Protégez-vous et protégez les autres ».

Mesures de contrôle

Chaque lieu de travail est unique. Il est important que les employeurs évaluent les risques de COVID-19 propres à leur lieu de travail et mettent en place des mesures de contrôle des risques appropriées en utilisant la hiérarchie des mesures de contrôle : élimination, substitution, mesures d’ingénierie, mesures administratives et équipement de protection individuelle. Utilisez une approche à plusieurs niveaux en incluant de multiples pratiques préventives personnelles pour vous protéger et protéger les autres contre la COVID-19.

Renseignements personnels et sanitaires à prendre en compte pendant la pandémie de COVID-19

La vie privée est considérée comme un droit fondamental pour les Canadiens. Tout renseignement permettant d’identifier un individu est considéré comme un renseignement personnel. L’âge d’un employé, son état civil, ses antécédents médicaux, son éducation, et même les opinions que vous avez à son sujet sont autant d’exemples de renseignements personnels.

Les renseignements personnels sur la santé comprennent les résultats des tests de la COVID-19, les vaccinations contre la COVID-19 et les besoins en matière d’adaptation d’un employé. Comment vous assurerez-vous que les renseignements personnels et de santé resteront privés?

Quelles sont les lois sur la protection de la vie privée qui s’appliquent à mon lieu de travail?

Il existe plusieurs lois sur la protection de la vie privée qui régissent la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels des Canadiens :

Lois fédérales sur la protection de la vie privée :

  • La Loi sur la protection des renseignements personnels explique comment les institutions du gouvernement fédéral et les sociétés d’État traitent les renseignements personnels. Elle protège les renseignements concernant la sécurité de la vieillesse, l’assurance-emploi, la perception des impôts, la sécurité des frontières, ainsi que la police fédérale et la sécurité publique.
  • La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) s’applique aux organisations du secteur privé qui ne sont pas réglementées par le gouvernement fédéral et qui recueillent ou communiquent des renseignements dans le cadre d’une activité commerciale. Les banques, les établissements d’enseignement et les garderies, les agents immobiliers et même les entreprises d’élevage de chiens peuvent être concernés, mais pas les organisations caritatives et sans but lucratif. Consultez le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada pour déterminer si la LPRPDE s’applique à votre organisation.

Lois provinciales et territoriales sur la protection des renseignements personnels

  • Les organisations des Territoires du Nord-Ouest, du Yukon et du Nunavut sont couvertes par la LPRPDE. D’autres peuvent être couvertes par les lois sur la protection de la vie privée de leur propre compétence.

Considérations pour les employeurs

Les organisations doivent tenir compte des répercussions de la collecte de renseignements personnels dans la mise en œuvre de mesures visant à prévenir la transmission de la COVID-19. Quels renseignements seront recueillis, par qui et pour quelles raisons? Consultez le Guide sur la protection de la vie privée à l’intention des entreprises canadiennes pour obtenir des détails supplémentaires sur la façon dont les organisations peuvent se conformer aux lois sur la protection de la vie privée. À cet égard, les lignes directrices générales sont les suivantes :

Déléguer la responsabilité

Définissez qui dans l’organisation sera responsable des questions de confidentialité. Cette responsabilité sera-t-elle partagée? Qui recueillera les renseignements relatifs à la sélection des employés, des clients ou des consommateurs? Qui sera la personne à joindre pour répondre aux demandes de renseignements ou aux préoccupations concernant l’utilisation des renseignements personnels? Définissez clairement les rôles et les responsabilités et assurez une formation à tous les employés qui seront responsables des données privées.

Élaborer et communiquer des politiques et des pratiques

Assurez-vous que vos employés et les autres personnes (par exemple, les clients) comprennent vos politiques et pratiques en matière de protection de la vie privée. Décrivez les rôles et les responsabilités de tous les intervenants et incluez des renseignements sur la manière dont les personnes peuvent accéder à leurs renseignements personnels auprès de l’organisation. Rendez vos politiques facilement accessibles (par exemple, affichages, site Web, etc.).

Établir une procédure de traitement des plaintes

Les clients des employés et les clients doivent comprendre les mesures qu’ils peuvent prendre s’ils ont des inquiétudes sur la façon dont leurs renseignements privés sont recueillis, utilisés, stockés et détruits. Établissez des procédures faciles à suivre pour répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes relatives à un problème de confidentialité.

Veillez à définir les raisons pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis avant et pendant la collecte. Vos employés (et d’autres personnes) doivent savoir quels renseignements sont recueillis (par exemple, le nom, le numéro de téléphone et l’adresse postale), dans quel but (par exemple, pour la recherche de contrats) et ce que l’employeur fera de ces renseignements (par exemple, les communiquer si les autorités de santé publique l’exigent pour la recherche de contacts).

Confirmer l’exactitude des renseignements et ne recueillir que ce qui est nécessaire

Assurez-vous que les renseignements sont exacts, complets et à jour. Ne recueillez que ce qui est nécessaire aux fins prévues (par exemple, le dépistage, la recherche des contacts, les résultats des tests de détection rapide de l’antigène au point de service, les demandes en matière d’adaptation, etc.).

Limiter l’utilisation des renseignements recueillis

Utilisez les renseignements personnels dans le but prévu seulement. Par exemple, les renseignements personnels utilisés pour la recherche de contacts ne doivent pas être utilisés pour la liste de diffusion d’un employeur. Obtenez toujours le consentement, même de vos employés, pour utiliser des renseignements personnels pour des raisons autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis à l’origine.

Protéger les renseignements

Gardez tous les renseignements personnels privés et protégés contre la perte ou le vol. N’oubliez pas que les employés ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels.

Conserver des dossiers

Déterminez si la documentation sera sur papier, électronique ou une combinaison des deux. Respectez votre législation sur la protection des renseignements personnels et établissez une procédure pour l’enregistrement, le stockage, l’accès et la destruction des renseignements personnels.

Considérations pour les travailleurs

Votre employeur et d’autres entreprises peuvent recueillir vos renseignements personnels au moment de la mise en œuvre de mesures visant à prévenir la transmission de la COVID-19. Vos renseignements personnels peuvent être obtenus dans le cadre d’une sélection, de la collecte de renseignements pour la recherche de contacts, de résultats de tests au point de service, de demandes d’hébergement et dans le cadre de voyages. Pour en savoir plus sur vos droits en matière de protection de la vie privée, consultez les lois sur la protection de la vie privée des particuliers pour plus de détails. À cet égard, les lignes directrices générales sont les suivantes :

Comprendre les raisons de la collecte de vos renseignements personnels

Assurez-vous de bien comprendre quels renseignements sont recueillis auprès de vous et comment ils seront utilisés. Posez des questions afin de savoir ce que l’employeur fera de ces renseignements (par exemple, les communiquer si les autorités de la santé publique l’exigent à des fins de recherche des contacts).

Examiner les politiques de l’entreprise

Passez en revue les politiques de votre entreprise et celles des sites Web et des applications que vous utilisez. Assurez-vous de comprendre comment vos renseignements personnels seront utilisés, stockés et détruits. N’oubliez pas que vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels, y compris ceux que votre employeur détient sur vous.

Comprendre comment s’applique la législation sur la protection de la vie privée

Protéger vos renseignements personnels

Il existe de nombreuses façons de préserver la sécurité de vos renseignements personnels tout en respectant les mesures de sécurité visant à vous protéger, vous et les autres, contre la COVID-19 :

Il est important de prévoir des ressources et des mesures de soutien en santé mentale pour tous les travailleurs, y compris l’accès à un programme d’aide aux employés, le cas échéant.

Pour en savoir plus sur la COVID-19, consultez le site de l’Agence de la santé publique du Canada.

Il convient de noter que la présente fiche de conseils n’aborde que certains changements pouvant être faits par les organisations au cours d’une pandémie. Adaptez la présente liste en ajoutant vos propres pratiques et politiques exemplaires pour répondre aux besoins particuliers de votre organisation.

Avis de non-responsabilité : Comme les renseignements sur la santé et la sécurité au travail sont appelés à changer rapidement, il est recommandé de consulter les autorités locales de santé publique pour obtenir des directives régionales précises. Ces renseignements ne remplacent pas les avis médicaux ou les obligations prévues par la loi en matière de santé et de sécurité. Bien que tous les efforts soient faits pour assurer que les renseignements sont exacts, complets et à jour, le CCHST n’offre aucune garantie et ne s’engage aucunement à cet effet. Le CCHST ne saurait être tenu responsable de toute perte, réclamation ou revendication pouvant résulter, directement ou indirectement, de l’utilisation de ces renseignements ou des conséquences de leur utilisation.

Dernière mise à jour du document le 30 juin 2021