Télétravail / travail à distance

Il est de plus en plus fréquent pour les gens d'effectuer au moins une partie de leur travail régulier à domicile plutôt qu'au bureau. La technologie a permis aux travailleurs de rester à la maison tout en étant relié au bureau par téléphone, ordinateur, modem, télécopieur ou courrier électronique. C'est ce qu'on appelle souvent « télétravail » ou « travail à distance ».

Les employeurs et les employés devraient prendre en considération quelques éléments importants, du point de vue de la santé et de la sécurité, avant d'accepter un régime de télétravail. Les voici :

• la conception et l'aménagement du poste de travail (ergonomie)
• l'horaire et la répartition du travail
• le fait de travailler en isolation
• l'indemnisation des accidentés du travail et les lois en matière de santé et de sécurité au travail

Un bureau à domicile devrait répondre aux mêmes normes de santé et de sécurité que celles qui s'appliquent au bureau. Par exemple, vous devrez vérifier les points suivants :

• Votre bureau, votre chaise et les autres éléments du mobilier sont d'une qualité comparable à celle que l'on trouve au bureau. Par exemple, le bureau devrait avoir une hauteur appropriée et être suffisamment solide pour supporter le poids de tout équipement périphérique (p. ex. ordinateurs, imprimantes, télécopieurs, numériseurs, etc.).
• Votre poste de travail est ajusté convenablement : le clavier est placé à la bonne hauteur (les poignets sont dans une position naturelle). La table de cuisine n'est pas une surface de travail idéale car elle est trop haute et ne permet pas une position adéquate des poignets par rapport au clavier.
• L'éclairage est ajusté convenablement: l'écran de l'ordinateur ne devrait pas réfléchir la lumière ni nous éblouir.

Pour de plus amples informations sur la façon d'aménager un poste de travail, veuillez consulter la section Ergonomie du répertoire Réponses SST.

Les tâches, les attentes et les échéances devraient être clairement déterminées et acceptées par le superviseur et le télétravailleur. Assurez-vous de ne pas vous surmener. Il y a des pauses naturelles au bureau qui ne surviendront pas à la maison. Les discussions avec des collègues, une petite marche vers l'imprimante offrent la possibilité de changer de position, ce qui n'est pas toujours le cas à domicile. Des heures de travail prolongées dans la même position ou les mouvements répétitifs peuvent causer des blessures musculosquelettiques.

Un bureau à domicile devrait offrir le même niveau de sécurité que celui dont un employé jouirait dans un bureau conventionnel. Lorsqu'une personne travaille à la maison, elle travaille seule la plupart du temps. Bien que cela ne constitue pas un risque en soi, un événement inattendu peut se produire. Il est important de garder un horaire de communication même s'il n'y a pas de « détails professionnels » à discuter.

Voici certaines des caractéristiques d'un endroit de travail approprié à la maison :

• un endroit ou une pièce où il est facile de se concentrer (de préférence, séparé des autres pièces et loin de la télévision)
• un niveau de sécurité conforme aux exigences du milieu de travail
• une ligne téléphonique appropriée (distincte de la ligne familiale si nécessaire), un répondeur et une messagerie vocale
• une ligne téléphonique ou un câble pour la connexion Internet ou l'accès au courrier électronique, si nécessaire
• la possibilité d'ajuster la température et l'éclairage et de contrôler le bruit
• une entente avec les membres de la famille selon laquelle ils ne doivent pas vous déranger inutilement pendant que vous travaillez

En plus des recommandations précédentes, celles qui suivent devraient être considérées.

Protection contre l'incendie

• Y a-t-il un détecteur de fumée?
• Y a-t-il un passage dégagé jusqu'à l'extincteur d'incendie?
• Y a-t-il un détecteur de monoxyde de carbone dans les endroits où il y a des appareils à combustion?

Procédures d'urgence

• Un plan d'évacuation a-t-il été établi?
• Est-ce que la trousse de premiers soins est complète?
• Est-ce que les numéros d'urgence sont affichés près du téléphone?
• Est-ce qu'un horaire de communication périodique a été établi?
• Est-ce que la personne avec qui vous êtes en contact au bureau sait comment joindre un de vos proches en cas d'urgence?

Sécurité des installations électriques

• Est-ce que les rallonges électriques sont en bon état? Sont-elles placées correctement?
• Est-ce que les cordons et les câbles risquent de vous faire trébucher?
• Est-ce que les prises de courant sont reliées à la terre? Sont-elles surchargées?
• Y a-t-il un limiteur de surtension pour l'équipement électrique?
• Y a-t-il une ventilation suffisante pour l'équipement électrique?

Même si vous n'avez pas à vous déplacer pour vous rendre au travail, il est important de conserver une « routine de travail ». Voici quelques conseils pour le travail à domicile :

• Travailler dans un endroit précis. Il peut s'agir d'une pièce ou d'un coin d'une pièce pourvu que ce soit l'endroit où on s'installe toujours pour travailler.
• Il est bon de commencer et de terminer à la même heure chaque jour où on travaille à domicile, et d'avoir un rituel de début et de fin de journée. Comme il n'y a pas de pause entre le moment où on se lève et celui où on arrive au travail, certains télétravailleurs trouvent utile de quitter la maison et de marcher autour de l'immeuble avant d'entamer leur travail. Ils peuvent terminer la journée de la même façon.
• De même qu'au bureau, établir un horaire et se tenir en à celui-ci. Dresser une liste des tâches « à faire » et cocher, à la fin de la journée, celles qui ont été accomplies. Respecter les échéances.
• Maintenir un contact avec le bureau. établir une routine dans ses contacts avec son superviseur ou ses collègues. Informer le superviseur de ses progrès et des difficultés rencontrées. Ces entretiens serviront également à déterminer si des heures supplémentaires sont nécessaires pour terminer des projets.
• Assister aux réunions et aux rencontres qui ont lieu au bureau aussi souvent que possible afin d'éviter de devenir « invisible ».
• Déterminer quelles interruptions sont appropriées, et inversement. Dire à ses amis et à sa famille quelles sont les règles de base.
• Il est important d'être honnête avec soi-même. Le télétravail n'est pas une solution pour la garde d'enfants ou d'aînés, il n'est pas non plus simplement un moyen d'économiser les frais de transport quotidien. Trop de compromis de la part de l'employé ou de l'employeur risquent de causer des problèmes et peuvent mener à l'incapacité de satisfaire aux conditions de l'entente de télétravail.

L'une des questions les plus importantes en matière de santé et de sécurité, dans le contexte du travail à domicile, consiste à déterminer qui sera responsable des problèmes de santé et de sécurité ainsi que de l'indemnisation du télétravailleur en cas de blessure. Pour éviter les complications et éclaircir ce point, il devrait y avoir une entente écrite entre l'employeur et le télétravailleur. Ce dernier ne devrait pas faire l'objet de normes de santé et de sécurité réduites.

Voici d'autres questions importantes concernant la santé et la sécurité :

• Est-ce que l'employeur ou le comité de santé et de sécurité ont accès à la maison pour effectuer des inspections de sécurité? Ou bien est-ce que d'autres arrangements ont été pris (le travailleur pourrait utiliser des listes de contrôle ou fournir des photos de son aire de travail)?
• Quelles pièces de la maison feront partie de la zone de travail? Est-ce que la salle de bains et la cuisine sont incluses?
• Les télétravailleurs doivent immédiatement signaler tout accident ou toute blessure à leur superviseur (comme ils le feraient au bureau).
• Comment enquêtera-t-on sur les accidents et les blessures?

Cette politique éclaircit également les points suivants :

• Qui achète et entretient l'équipement tel que le bureau, la chaise, l'ordinateur (y compris les logiciels et leurs mises à jour), le télécopieur, les fournitures courantes de bureau, etc.?
• Est-ce que l'accès à distance au système informatique principal de l'entreprise est possible en dehors du bureau ou non? S'il l'est, comment et avec quel genre de logiciel ou de matériel?
• Quelles dépenses seront remboursées (les lignes téléphoniques réservées au travail, l'accès à Internet, les appels d'affaires, les fournitures de bureau)?
• À quelles heures l'employé sera-t-il disponible?
• De quelle façon le temps supplémentaire sera-t-il approuvé?
• Quand et à quelle fréquence est-ce que l'employé vérifiera ses messages?
• Est-ce que les communications se feront en premier lieu par téléphone ou par courriel?
• À quel numéro peut-on joindre l'employé chez lui? Y a-t-il un autre numéro?
• Qui aura accès aux numéros au bureau et à la maison?
• La liste des tâches attribuées, des échéances, des attentes, etc.

Les lois sur la santé et la sécurité au travail ne l'englobent pas clairement. En outre, ces lois sont différentes dans chaque province ou territoire. Il est important de communiquer avec le service ministériel de votre région responsable de la santé et de la sécurité au travail dans le but de savoir quelles lois s'appliquent à votre situation. Consultez notre document Réponses SST sur les ministères canadiens ayant des responsabilités en matière de SST pour une liste d'adresses et de numéros de téléphone de ces services . Vous pouvez également vérifier auprès de votre syndicat les autres conventions collectives en vigueur, ou communiquer avec un membre du Comité de santé et de sécurité, ou encore consulter les politiques de votre employeur.

Les questions ou points suivants pourraient servir de liste de contrôle pour une politique de télétravail :

• Y a-t-il un énoncé définissant le genre de travail ou les tâches qui peuvent être effectués à la maison, ou est-ce que chaque demande sera traitée au cas par cas?
• Y a-t-il un énoncé indiquant qu'à moins d'une mention contraire dans la politique de télétravail, les conditions normales d'embauche des employés demeurent les mêmes?
• Est-ce que des dispositions ont été prises pour continuer d'assurer une surveillance normale de l'employé (y compris des contacts fréquents entre l'employé et le superviseur, une rétroaction continue, l'évaluation du rendement et le perfectionnement professionnel)?
• Est-ce que l'emplacement exact (adresse complète) où l'employé travaille a été consigné?
• Est-ce que la présence d'un bureau à domicile enfreint le règlement de zonage municipal?
• Est-ce qu'il existe un énoncé indiquant que l'employé devra se conformer à toutes les politiques de santé et de sécurité de l'entreprise lorsqu'il aménagera son bureau à domicile et y travaillera?
• Est-ce que les réunions auront lieu chez l'employé ou uniquement au bureau? Si elles ont lieu au domicile de l'employé, il y a peut-être lieu de rédiger un énoncé indiquant que celui-ci s'assurera de la sécurité de l'endroit pour ceux qui y entreront.
• Est-ce que les modalités précises des communications entre le télétravailleur, les collègues et les clients sont énoncées?
• Existe-t-il une entente concernant le temps de déplacement et le kilométrage permis, s'il y a lieu, entre le domicile de l'employé et l'emplacement de travail? Quelles dispositions doit-on prendre si l'employé est affecté à l'extérieur pour affaire? (sans avoir à se présenter au bureau)?
• Y a-t-il une entente sur la façon dont la charge de travail sera répartie? Comment les heures supplémentaires seront-elles approuvées?
• Doit-on ranger l'information de l'entreprise (renseignements de propriété exclusive) dans une pièce, un bureau ou un classeur verrouillé?

Dans la plupart des cas, le régime de télétravail devrait être offert à titre d'essai pour une période déterminée. La politique devrait indiquer clairement quels critères seront utilisés pour évaluer le régime. Cette évaluation peut comprendre les éléments suivants :

• respect des échéances
• productivité globale et/ou de l'employé seulement
• progression des travaux personnels ou d'équipe
• disponibilité pour recevoir et retourner des appels
• conséquences pour le télétravailleur et le personnel au bureau
• maintien du service à la clientèle
• capacité d'assister aux réunions, même dans un court délai

Dans certains cas, des modifications au régime de télétravail suffisent tandis que dans d'autres, il doit prendre fin. Tenez la direction, les superviseurs et le personnel au courant de tout changement qui pourrait survenir dans la politique globale.